Revisa el documento cuando llegue

Relaciona el documento con la petición

Abre el archivo e identifica título, emisor y referencia. Compáralo con las compras solicitadas. Un documento recibido en el mismo hilo puede corresponder a otro pedido. Comprueba fecha, descripción e importes en lugar de asumir que la recepción resuelve el expediente. Mantén visibles las diferencias hasta aclararlas.

Si gestionas varias solicitudes, relaciona cada documento con su pedido y deja visibles las entradas pendientes. Si el vendedor facilita un enlace, descarga mediante el canal indicado y comprueba que el archivo se abre. Conserva el mensaje o la referencia de cuenta que explica de dónde procede el documento.

Comprueba los datos sin reescribirlos

Compara nombre, dirección e identificadores de facturación con lo que facilitaste. Revisa los datos del vendedor y la descripción para detectar discrepancias evidentes. Comprueba la aritmética con los importes mostrados, separando ese cálculo de las dudas sobre tratamiento fiscal o adecuación del documento para una finalidad contable determinada.

Si un campo parece incorrecto, enumera la discrepancia de forma precisa y aporta el dato deseado con su referencia de apoyo. Pregunta al emisor cómo corregirá el documento. No alteres el archivo para presentar la versión editada como factura del vendedor. Conserva vinculados el original y cualquier sustitución posterior.

Gestiona respuestas incompletas

La respuesta puede incluir un recibo, una confirmación de pago o una explicación en lugar de la factura pedida. Lee lo que contiene y pregunta concretamente por lo que falta. No cambies su nombre en tus registros para aparentar que la petición está completa. Anota la explicación del vendedor en el historial.

Si la respuesta solo cubre algunos artículos, identifica los pedidos restantes y continúa en el mismo expediente cuando sea posible. Envía un seguimiento breve con la fecha original y los documentos recibidos. Así ayudas a distinguir un elemento realmente pendiente de una petición duplicada de un archivo ya proporcionado.

Archiva el resultado para encontrarlo

Usa un nombre de archivo o índice que relacione factura, vendedor, fecha y pedido. Conserva cerca la compra y la correspondencia pertinente. Si llega una corrección, indica qué archivo sustituye al anterior sin destruir el historial. Limita adecuadamente el acceso cuando los documentos contengan datos personales o empresariales.

Antes de cerrar, comprueba que el documento correcto está guardado, es legible y corresponde a la compra. Anota las dudas contables o fiscales para el profesional adecuado. Recibir un documento y decidir cómo utilizarlo son tareas distintas. Un registro ordenado debe mostrar esa diferencia cuando otra persona revise la compra más adelante.

Para los registros de empresa, traslada las dudas a quien lleva la contabilidad junto con el original y el justificante de compra. Explica qué comprobaste y qué no pudiste verificar. Una entrega clara resulta más útil que añadir una etiqueta informal de «aprobado» cuando solo has comprobado que la suma de los importes coincide y aún quedan aspectos por revisar.

Fuentes

• GOV.UK: datos de una factura que conviene comprobar (Reino Unido, en inglés)

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